Hinweisgeber­schutzgesetz

Whistleblower-System

Die Dipl.-Ing. Dr. Ernst Vogelsang GmbH & Co KG legt größten Wert auf die Befolgung von Gesetzen, Regelwerken und internen Anweisungen. Ein gesetzestreues und ehrlichesVerhalten ist unerlässlich, um unser Unternehmen, unsere Teammitglieder und Geschäftspartner zu schützen. Das Whistleblower-System ist dafür da, mögliche Hinweise auf Fehlhandlungen innerhalb unseres Unternehmens anzuzeigen.

Hinweise einreichen

Die aktive Beteiligung und Wachsamkeit von jedem ist erforderlich, um Regelbrüche von Mitarbeitern der Dipl.-Ing. Dr. Ernst Vogelsang GmbH & Co KG zu melden. Das Whistleblower-System ermöglicht es, solche Hinweise vertraulich, zu jeder Zeit und in jeder Sprache weiterzugeben. Dazu zählen zum Beispiel Verstöße gegen den Verhaltenskodex, Korruptionsakte, Missachtung der Menschenrechte, Diebstahl, Diskriminierung und Mobbing. Sowohl Mitarbeiter als auch Geschäftspartner, Kunden oder andere Dritte können Hinweise bei Auffälligkeiten geben.

Herr Rechtsanwalt Mark Scheerbarth wurde als verantwortlicher Ansprechpartner für das Whistleblower-System in unserem Unternehmen benannt.

Sobald ein Hinweis eingeht, wird dieser vom zuständigen Ansprechpartner unter Berücksichtigung aller relevanten Verfahrensrichtlinien, wie zum Beispiel Vertraulichkeit

und Schutz der Informanten, bearbeitet. Ein offener Dialog mit dem Informanten ist oft notwendig, um Fälle zu klären oder Untersuchungsmaßnahmen einzuleiten. Es ist daher entscheidend, dass Hinweise so präzise wie möglich sind. Bei einer Meldung sollten folgende Kernfragen berücksichtigt werden:

1. Wer ist beteiligt?
2. Welches Ereignis hat sich zugetragen?
3. Zu welchem Zeitpunkt?
4. Wie oft ist es vorgekommen?
5. Wo hat es sich zugetragen?
6. Whistleblower sollten ihre Beschreibungen so gestalten, dass auch Außenstehende diese verstehen können. 

Es wäre zudem von Vorteil, für eventuelle Rückfragen zur Verfügung zu stehen. Bitte beachten Sie, dass es kein anonymes Meldeverfahren gibt. Zusätzlich zum Ansprechpartner für das Whistleblower-System sind auch andere Abteilungen an der Verarbeitung der Hinweise beteiligt. Bei fundierten Hinweisen wird in der Regel eine interne Untersuchung eingeleitet. Der zuständige Ansprechpartner arbeitet eng mit der Personalabteilung zusammen, um Unklarheiten zu beseitigen und gegebenenfalls Maßnahmen zu ergreifen.

Schutz für alle Teilnehmer

Unser Whistleblower-System stellt den maximalen Schutz sowohl für die Informanten als auch für die Betroffenen sicher. Eine Untersuchung wird nur nach sorgfältiger Bewertung des Hinweises und bei konkreten Hinweisen auf Regelverstöße eingeleitet. Die Daten werden im Rahmen eines transparenten und vertraulichen Verfahrens behandelt. Jegliche Art von Diskriminierung, Einschüchterung oder Angriffen aufgrund einer Meldung wird mit entsprechender Ernsthaftigkeit verfolgt und geahndet.

Kontaktwege:
Per E-Mail:
hinweis@firmen-datenschutz.eu

Per Post:
Rechtsanwalt Mark Scheerbarth, 
Waldesrand 19B,
44879 Bochum

Telefonisch: 0234 / 35772531

Externe Meldestelle für Deutschland

Eine von der Bundesregierung eingerichtete Stelle, das Bundesamt für Justiz, nimmt ebenfalls Hinweise zu möglichem Fehlverhalten entgegen.

Weitere Informationen finden Sie unter
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html

Datenschutzrechtliche Hinweise:

Nachstehend erhalten Sie Auskunft über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Kontext des Hinweisgebersystems, wenn Sie per E-Mail, Telefon oder Post einen Verdacht äußern.

Vor der Abgabe einer Verdachtsmeldung sollten Sie die nachstehenden Datenschutzhinweise sorgfältig durchgehen.

Daten, die beim Nutzen des Hinweisgebersystems erfasst werden:

1. Ihren Namen, falls Sie sich dazu entscheiden, diesen anzugeben
2. Kontaktdaten, sofern bereitgestellt
3. Information darüber, ob Sie ein Mitarbeiter der Dipl.-Ing. Dr. Ernst Vogelsang GmbH & Co KG sind
4. Den Hinweis, dass eine Meldung im Hinweisgebersystem von Ihnen stammt
5. Eventuell Namen und andere personenbezogene Daten von Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen

Zweck und rechtliche Grundlage des Hinweisgebersystems:

Das System dient dem vertraulichen Empfang und der Verarbeitung von Informationen über mutmaßliche Rechts- oder interne Verstöße zum Nachteil der Dipl.-Ing. Dr. Ernst Vogelsang GmbH & Co KG. Die Datenverarbeitung basiert auf dem berechtigten Interesse der Firma gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Kombination mit §§ 30, 130 OWiG. Unter bestimmten Umständen kann die Verarbeitung auch durch eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO legitimiert sein oder zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO notwendig sein. Bei einem Verdacht gegen einen Mitarbeiter kann die Verarbeitung zudem der Prävention von Rechtsverstößen dienen (§ 26 Abs. 1 BDSG).

Ihre Identität wird während möglicher Ermittlungen vertraulich behandelt. In manchen Fällen kann es aber nötig sein, Ihre Identität gegenüber Behörden oder Gerichten zu offenbaren. In bestimmten Situationen hat die Dipl.-Ing. Dr. Ernst Vogelsang GmbH & Co KG jedoch das Recht oder die Pflicht, die beschuldigte Person über Vorwürfe zu informieren, ohne Ihre Identität zu enthüllen.

Ihre Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten kann widerrufen werden, wobei hierfür bestimmte Fristen und Bedingungen gelten.Die Dipl.-Ing. Dr. Ernst Vogelsang GmbH & Co KG hat Herrn Rechtsanwalt Scheerbarth als Kontaktperson für Hinweise bestimmt. Dies bezieht sich auch auf die Datenverarbeitung.

Zum Widerruf Ihrer Einwilligung wenden Sie sich bitte an:

Rechtsanwalt Mark Scheerbarth
Waldesrand 19B
44879 Bochum
E-Mail: hinweis@firmen-datenschutz.eu

Oder:

Dipl.-Ing. Dr. Ernst Vogelsang GmbH & Co KG
Industriestraße 2
45699 Herten

Der Widerruf Ihrer Einwilligung ist normalerweise nur bis zu einem Monat nach Erhalt der Verdachtsmeldung möglich. Das liegt daran, dass die Dipl.-Ing. Dr. Ernst Vogelsang GmbH & Co KG in manchen Situationen gemäß Art. 14 Abs. 3 lit. a DSGVO dazu angehalten ist, die beschuldigte Person innerhalb dieses Zeitraums über erhobene Anschuldigungen und durchgeführte Untersuchungen zu informieren. Das beinhaltet Details zur Datenspeicherung, Art der Daten, den Verarbeitungszweck und die Identitäten des Verantwortlichen, möglicherweise auch des Meldenden. Danach ist es oft nicht mehr machbar, die Datenverarbeitung zu stoppen oder Daten zu löschen. Sollte Ihre Verdachtsmeldung jedoch eine sofortige Meldung bei einer Behörde oder einem Gericht notwendig machen, könnte dieser Widerrufszeitraum noch kürzer sein.

Sobald die Daten an solche Stellen weitergegeben werden, sind sie sowohl in unseren Aufzeichnungen als auch bei der jeweiligen Institution gespeichert und können nicht mehr entfernt werden. Bei einem Widerruf werden jedoch bestimmte Daten – Ihr Name, Kontaktdaten und die Tatsache der Meldung – von der Dipl.-Ing. Dr. Ernst Vogelsang GmbH & Co KG und dem angegebenen Ansprechpartner sofort gelöscht. Der Inhalt Ihrer Meldung bleibt jedoch bestehen, wobei Sie nicht als Melder/in identifiziert werden.

Wenn bei der Überprüfung Ihrer Meldung herauskommt, dass sie absichtlich falsch war, könnte es notwendig sein, dass die Dipl.-Ing. Dr. Ernst Vogelsang GmbH & Co KG die Daten speichert oder weiterverarbeitet, um rechtliche Ansprüche durchzusetzen oder sich dagegen zu verteidigen.

Verantwortliche Stelle und Datensicherheit

Verantwortlich für den Datenschutz des Hinweisgebersystems ist die Dipl.-Ing. Dr. Ernst Vogelsang GmbH & Co KG, Industriestraße 2, 45699 Herten. Ein Datenschutzbeauftragter wurde von der Dipl.-Ing. Dr. Ernst Vogelsang GmbH & Co KG bestimmt, dessen Kontaktdaten finden Sie unter: https://e-vogelsang.com/datenschutzerklarung/

Wenn Verdachtsmeldungen weitergegeben werden, achten wir stets darauf, dass die geltenden Datenschutzrichtlinien eingehalten werden. Zu den potenziellen Empfängern zählen Strafverfolgungsbehörden, andere Verwaltungsbehörden, Gerichte, Rechtsanwaltskanzleien und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, sofern dies notwendig ist.

Jeder, der Zugang zu den Daten erhält, ist zur Verschwiegenheit verpflichtet.Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie es zur Klärung und abschließenden Bewertung notwendig ist, sofern es ein berechtigtes Interesse des Unternehmens gibt oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Danach erfolgt eine Löschung gemäß den rechtlichen Vorgaben.

Als Betroffener haben Sie diverse Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung und in bestimmten Situationen ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Widerspruchsrecht

Sie können aus individuellen Gründen Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen. Dies ist insbesondere dann möglich, wenn die Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse stattfindet oder auf einer Interessenabwägung basiert. Der Widerspruch kann formlos eingereicht werden und sollte idealerweise an die zuvor genannten Kontakte gerichtet werden. Im Falle eines Widerspruchs prüfen wir, ob die gespeicherten Daten noch benötigt werden. Überflüssige Daten werden umgehend gelöscht. Außerdem können Sie jederzeit Ihre Einwilligung widerrufen.

Im Falle eines möglichen Verstoßes den schutz personenbezogener Daten können Sie sich auch an folgende Stelle wenden:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-999
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de